Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is sinds 25 mei 2018 de nieuwe privacywet. 

Een vereniging heeft een verantwoordingsplicht. Dit houdt in, dat een vereniging moet kunnen aantonen, dat zij in overeenstemming met de AVG handelt. Hiervoor moet je een register van verwerkingsactiviteiten hebben.




Nieuwe leden vullen bij aanvang van het lidmaatschap een inschrijfformulier in met een minimum aan persoonlijke gegevens: 

- Voor- en achternaam

- Adres, postcode, woonplaats
- Telefoonnummer (06 en/of 072)
- E-mailadres
- Tuinnummer, keuze ledentaak, ingangsdatum lidmaatschap

Deze gegevens worden in een Excel bestand opgenomen, zijnde de ledenlijst. Deze ledenlijst is uitsluitend aanwezig bij het secretariaat van de vereniging.

Leden kunnen te allen tijde hun eigen gegevens opvragen, inzien en zo nodig laten wijzigen.


Eenmaal per jaar gebruikt de penningmeester de gegevens om de leden digitaal een factuur te sturen.
Eenmaal per jaar ontvangt het federatiebestuur een overzicht, met alleen naam, adres en woonplaats. De federatie controleert namelijk jaarlijks het woonplaatsbeginsel; alleen leden zijn toegestaan uit Alkmaar en aangrenzende gemeenten zonder eigen moestuinvereniging.

Na gebruik verwijderen de penningmeester en de federatie direct alle gegevens.

Vanuit het secretariaat ontvangen de leden ongeveer 10x per jaar een informatieve e-mail, bijvoorbeeld om evenementen en werkochtenden aan te kondigen. Deze e-mails worden verzonden met alle e-mailadressen in de BCC (= onzichtbaar voor anderen).

Het ledenbestand - en daarmee alle persoonsgegevens - wordt nooit aan derden gegeven. Voor alle duidelijkheid; ook niet aan de (bestuurs-)leden van de vereniging.

Wanneer een lidmaatschap is beëindigd - en alle zaken rondom de betreffende tuin en het financiële gedeelte zijn afgehandeld - dan worden alle persoonlijke gegevens van het ex-lid definitief en volledig verwijderd uit het ledenbestand.